Termo de Responsabilidades
ML Informática e Cliente
1. Objetivo
Este documento tem como finalidade estabelecer, de forma clara e transparente,
as responsabilidades da ML Informática e do
Cliente quanto à utilização do sistema de gestão comercial,
emissão de documentos fiscais, cadastros, informações fiscais, suporte técnico
e demais rotinas operacionais.
2. Responsabilidades da ML Informática
A ML Informática é responsável por disponibilizar ao cliente uma ferramenta
de gestão empresarial destinada ao controle de vendas, estoque, financeiro,
cadastros, emissão de documentos fiscais eletrônicos e demais funcionalidades
contratadas.
- Disponibilizar o sistema em condições adequadas de funcionamento;
- Corrigir eventuais falhas técnicas identificadas no software;
- Realizar manutenções, melhorias e atualizações quando necessárias;
- Prestar suporte relacionado à utilização do sistema;
- Orientar o cliente quanto ao uso correto das funcionalidades disponíveis;
- Implementar adequações no sistema quando houver alterações legais que impactem diretamente o software;
- Orientar procedimentos técnicos relacionados ao sistema, quando aplicável.
A ML Informática atua como fornecedora da ferramenta tecnológica, não sendo
responsável pela operação comercial, fiscal, contábil ou administrativa da empresa cliente.
3. Responsabilidades do Cliente
O cliente é o único responsável pelas informações inseridas no sistema,
bem como pelas operações realizadas em seu estabelecimento.
- Utilizar o sistema de forma correta;
- Manter seus cadastros atualizados;
- Conferir as informações antes de finalizar vendas, compras, baixas financeiras ou emissão de documentos
fiscais;
- Manter sua empresa regular perante os órgãos competentes;
- Solicitar orientação ao contador sempre que houver dúvidas fiscais, tributárias ou legais;
- Garantir que seus colaboradores estejam devidamente orientados para utilização do sistema.
4. Cadastro de Produtos
O correto preenchimento do cadastro de produtos é de responsabilidade exclusiva do cliente.
- Descrição dos produtos;
- Código de barras;
- Unidade de medida;
- Preço de venda;
- NCM;
- CEST;
- CFOP;
- CST;
- CSOSN;
- Origem da mercadoria;
- Alíquotas de ICMS, PIS e COFINS;
- Substituição Tributária;
- Redução de base de cálculo;
- Benefícios fiscais;
- Demais informações exigidas pela legislação.
A ML Informática não realiza classificação fiscal de mercadorias, não define
tributação e não presta consultoria contábil ou tributária. Essas informações
devem ser fornecidas e validadas pelo cliente juntamente com seu contador.
5. Responsabilidade Fiscal e Tributária
A definição das regras fiscais e tributárias aplicáveis às operações da empresa
é de responsabilidade exclusiva do cliente e de sua assessoria contábil.
- Informar corretamente o regime tributário da empresa;
- Validar a tributação utilizada nas operações;
- Conferir CFOP, NCM, CST, CSOSN, CEST e demais parâmetros fiscais;
- Manter atualizados os dados fiscais da empresa;
- Consultar seu contador sempre que houver dúvidas;
- Conferir todos os dados antes da emissão de documentos fiscais.
6. Obrigação de Emissão de Documentos Fiscais
A ML Informática disponibiliza no sistema os recursos necessários para emissão
de documentos fiscais eletrônicos, observadas as funcionalidades contratadas.
Entretanto, a responsabilidade pela emissão dos documentos fiscais é exclusiva do cliente.
- Emitir notas fiscais de venda quando exigidas pela legislação;
- Emitir NFC-e, NF-e ou demais documentos fiscais aplicáveis às suas operações;
- Emitir documentos de cancelamento, devolução, carta de correção e demais eventos fiscais quando
necessários;
- Conferir os documentos emitidos;
- Cumprir os prazos estabelecidos pela legislação vigente;
- Manter sua empresa regular perante os órgãos fiscalizadores.
A ML Informática não possui controle sobre as vendas realizadas pelo cliente,
sobre a decisão de emitir ou não documentos fiscais, nem sobre o momento da emissão.
A ausência de emissão de notas fiscais, a emissão fora do prazo legal ou o
descumprimento de obrigações fiscais e tributárias são de inteira responsabilidade do cliente.
7. Conferência antes da Emissão
Antes de transmitir qualquer documento fiscal, o cliente deve conferir todas as informações da operação.
- Dados da empresa emitente;
- Dados do cliente destinatário;
- Produtos lançados;
- Quantidades e valores;
- Formas de pagamento;
- CFOP, NCM, CST, CSOSN e CEST;
- Alíquotas e total da nota;
- Demais informações fiscais.
8. Multas, Autuações e Penalidades
A ML Informática não se responsabiliza por:
- Multas fiscais;
- Autos de infração;
- Penalidades tributárias;
- Notificações de órgãos fiscalizadores;
- Vendas realizadas sem emissão de documento fiscal;
- Emissão de documentos fiscais fora do prazo legal;
- Omissão de receitas;
- Divergências entre vendas realizadas e documentos fiscais emitidos;
- Recolhimento indevido ou insuficiente de impostos;
- Informações incorretas fornecidas pelo cliente, contador ou terceiros.
Tais responsabilidades recaem exclusivamente sobre o contribuinte,
ou seja, a empresa cliente.
9. Cadastro de Clientes e Fornecedores
É responsabilidade do cliente manter corretamente preenchidos os cadastros
de clientes e fornecedores.
- Nome ou razão social;
- CPF ou CNPJ;
- Inscrição Estadual;
- Endereço;
- Telefone e e-mail;
- Dados fiscais;
- Demais informações necessárias para emissão de documentos e controle interno.
10. Estoque
O controle de estoque depende diretamente das informações lançadas pelo usuário no sistema.
- Registrar corretamente entradas e saídas de mercadorias;
- Conferir compras e vendas;
- Realizar inventários periódicos;
- Ajustar divergências encontradas;
- Manter saldos compatíveis com a realidade física do estabelecimento.
11. Financeiro
É responsabilidade do cliente conferir e manter corretamente os lançamentos financeiros no sistema.
- Registrar contas a pagar e contas a receber;
- Conferir baixas financeiras;
- Controlar pagamentos e recebimentos;
- Verificar valores em aberto;
- Realizar conciliações quando necessário.
12. Equipamentos e Infraestrutura
A ML Informática não se responsabiliza por problemas relacionados a equipamentos,
infraestrutura ou serviços de terceiros.
- Computadores;
- Impressoras;
- Leitores de código de barras;
- Balanças;
- Redes internas;
- Internet;
- Energia elétrica;
- Roteadores;
- Sistemas operacionais;
- Antivírus;
- Certificados digitais vencidos, revogados ou instalados incorretamente;
- Sistemas de terceiros;
- Problemas causados por vírus, malwares ou uso indevido dos equipamentos.
Quando solicitado, a ML Informática poderá prestar suporte técnico nesses casos,
porém tais atendimentos poderão ser cobrados separadamente, conforme política de atendimento vigente.
13. Backup e Segurança dos Dados
É responsabilidade do cliente manter cópias de segurança atualizadas de seus dados.
- Realizar backups periódicos;
- Conferir se os backups estão sendo gerados corretamente;
- Armazenar cópias em local seguro;
- Proteger senhas de acesso;
- Controlar usuários autorizados;
- Evitar compartilhamento indevido de credenciais.
14. Certificado Digital
Para emissão de documentos fiscais eletrônicos, o cliente deve possuir certificado digital válido,
quando exigido.
- Adquirir o certificado digital;
- Renovar o certificado antes do vencimento;
- Informar a ML Informática quando houver troca ou renovação;
- Manter a senha do certificado em segurança;
- Garantir que o certificado esteja regular perante a autoridade certificadora.
A ML Informática não se responsabiliza por falhas de emissão decorrentes de certificado
vencido, bloqueado, revogado, inválido ou informado incorretamente.
15. Suporte Técnico
O suporte prestado pela ML Informática refere-se ao funcionamento e utilização do sistema.
Estão incluídos no suporte ao sistema:
- Dúvidas sobre uso das telas;
- Correção de falhas do software;
- Orientação sobre funcionalidades;
- Ajustes operacionais relacionados ao sistema;
- Verificação de erros internos do sistema.
Não estão incluídos como suporte gratuito:
- Problemas em computadores, impressoras, rede ou internet;
- Formatação de computadores;
- Instalação de equipamentos;
- Remoção de vírus;
- Configuração de sistemas de terceiros;
- Treinamentos extensos;
- Cadastros em grande volume;
- Conferências fiscais, contábeis ou financeiras.
16. Orientação Contábil
Toda orientação relacionada a tributação, enquadramento fiscal, obrigações acessórias,
escrituração fiscal, apuração de impostos ou interpretação da legislação deve ser obtida
junto ao contador responsável pela empresa cliente.
A ML Informática não exerce atividade de contabilidade, consultoria fiscal,
consultoria tributária ou assessoria jurídica.
17. Alterações na Legislação
Quando houver alterações legais que impactem diretamente o funcionamento do sistema,
a ML Informática poderá realizar as adequações técnicas necessárias.
- Informar alterações no regime tributário da empresa;
- Solicitar alterações de parâmetros conforme orientação do contador;
- Conferir se os cadastros fiscais permanecem corretos;
- Validar regras fiscais aplicáveis ao seu ramo de atividade.
18. Considerações Finais
A ML Informática fornece uma ferramenta de gestão empresarial para auxiliar o cliente
no controle de suas operações.
O correto uso do sistema, o preenchimento das informações, a emissão de documentos fiscais,
a conferência dos dados e o cumprimento das obrigações legais são de responsabilidade
exclusiva do cliente.
Ao utilizar o sistema, o cliente declara estar ciente e de acordo com as responsabilidades
descritas neste documento.
ML Informática
Desenvolvimento de Sistemas e Soluções para Empresas